活動接近舉行時，名單往往需要交給接待同事或服務團隊。下載到檔案只是第一步；大家知道名單涵蓋誰、截至何時，以及之後怎樣更新，交接才算清楚。
以下步驟按目前示範的名單功能整理：以姓名或電郵搜尋賓客，並將目前搜尋結果匯出為 CSV。你可以先查看操作示範，再跟著步驟準備。
1. 先確認接收同事需要哪些資料
先問清楚名單的用途：核對參加者、準備接待，還是提供給名牌製作人員。不同工作未必需要相同資料。
目前 CSV 提供姓名、電郵與報名時間。如果對方需要公司、職位或其他欄位，先確認資料來源及處理方式，不要假設報名表已收集。
2. 匯出前，檢查有沒有留下搜尋條件
打開活動管理頁，確認活動名稱及名單。系統會匯出目前搜尋結果：如果剛搜尋某位賓客，下載的檔案便只包含符合條件的資料。
要交接完整名單，先清除搜尋，再按「匯出 CSV」，核對匯出人數及檔案內容。
3. 寫清楚這份名單截至甚麼時間
匯出的 CSV 不會隨後續報名自動更新。可以將檔案另存為「活動名稱_名單_日期時間.csv」，並在交接訊息註明資料截至時間，以及誰負責提供下一個版本。
例如，你可以使用「品牌交流活動_名單_20261007_1500.csv」這類命名方式。這是團隊自行整理檔案的方法，並非系統自動命名功能。
4. 報名仍然開放，就約定更新方式
如活動仍接受報名，先約定何時再次匯出，避免同事一直使用舊檔。
需要在活動前提早截止時，由主辦方手動關閉報名，再匯出交接版本。保留清楚的版本名稱，比反覆傳送「最新名單」更容易核對。
5. 發送前，完成最後一次核對
交接前，把以下四項說清楚：
- 活動及範圍： 哪一場活動？是完整名單，還是部分搜尋結果？
- 資料時間： 這份名單截至何時？
- 接收及用途： 哪位同事需要使用？用於哪項工作？
- 更新安排： 是否仍有新報名？由誰、何時提供下一個版本？
只向有工作需要的人員提供必要資料，並跟隨團隊既定的存取及保留安排。
若名單用於現場簽到或名牌列印，也要先跟服務團隊確認欄位和格式。CSV 匯出不代表已完成系統串接。
讓下一位接手的同事，清楚知道怎樣用
一份清楚的交接，除了檔案本身，亦包括資料範圍、截至時間與更新責任。每次匯出前多做一次核對，有助團隊使用同一個版本。
想了解目前的操作及限制？查看賓客名單管理功能。需要討論接待、名牌或現場人手安排，可以了解現場服務。